e-Defter Hakkında Bilinmesi Gerekenler

KDV ile ilgili bilgilerin zorunlu elektronik ibrazına ilişkin tüm yasal gereklilikler doğrultusunda Türk Vergi Sistemi’nde kapsamlı bir dijital dönüşüm süreci başlatılmıştır. İşletmelerin daha şeffaf bir şekilde çalışmaları için geliştirilen dijital dönüşüm süreci kapsamında standart bir veri formatı geliştirilmesinin yanı sıra uzun vadede zaman ve maliyetten tasarruf elde edilmesi amaçlanmaktadır.  

Dijital dönüşümle birlikte işletmelerin e-dönüşüm uygulamalarını kullanması da kaçınılmaz hale gelmiştir. e-Dönüşüm süreci uygulamalarından biri olan e-Defter de günlük hayatımızın bir parçası olmuştur. 

e-Defter Nedir? 

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirtilen ve yasal olarak tutulması zorunlu olan diğer standartların dışında elektronik ortamda muhafaza edilen defterler olarak bilinir. İçerisinde yer alan verilerin değişmezliği, kaynağının doğruluğunun tamamen garanti altına alınması ve ilgili kişiler tarafından ispat amacıyla da kullanılabilmesi imkanını tanımlayan hukuki ve teknik düzenlemeler sonucu ortaya çıkan Elektronik Defter uygulamasıdır. 

Kanun olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutularak elektronik imza sistemi ile berat verildiği bir uygulamadır. Buradaki kayıtlar standart bir XML formatında hazırlanmaktadır. e-Defter uygulamasının genel itibari ile asıl amacı hızlı ve düzenli denetimi sağlamak olmuştur. e-Defter kullanan kullanıcıların kağıt ortamında defter tutması mümkün değildir. İşletmeler e-Defter kullanımına başladıkları anda kağıt ortamında tutulan defterin kapanış tasdiki yapılmalıdır. 

e-Defter Kimlere Zorunludur? 

GİB’in yayınladığı tebliğe göre, 1 Temmuz 2020 tarihinde e-Fatura’ya geçen mükelleflerin ve bağımsız denetime bağlı olma şartlarını sağlayan mükelleflerin 1 Ocak 2021 tarihinde e-Defter sistemine geçmeleri gerekir. 2020 yılı brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi geçen firmalar ise 1.1.2022 tarihine kadar geçmeleri zorunludur. e-Fatura kullanma zorunluluğu olmayanlar ise bu uygulamadan isteğe bağlı olarak yararlanabilirler. GİB’in ilgili tebliğine ulaşmak için tıklayınız. 

e-Defter Çözümlerinin Avantajları Nelerdir? 

e-Defter sürecine zorunlu veya gönüllü olarak geçiş yaptıysanız tüm operasyonları daha kolay hale getirecek e-Defter çözümlerinden yararlanmanın bazı avantajları bulunmaktadır. Bu avantajlar şu şekilde sıralanabilir: 

• İşletmenizde kullanılan ERP gibi diğer yazılım çözümleriyle tam entegre olarak çalışır. 
• Kayıtları düzenlemek hızlı ve kolay olduğundan operasyonel iş yükünü en aza indirir. 
• 10 yıllık yasal süre boyunca güvenli dijital arşivleme sunar. 
• Zaman ve mekân kısıtlaması olmaksızın her an kolayca erişilebilir. 
• Güncel tüm yasal gereklilikleri takip ederek uyumluluk sağlar. 
• Personelin zamanını daha verimli ve etkin kullanmasına yardımcı olur. 
• Fiziksel defter tutma gereksinimlerini ortadan kaldırarak kağıt ve maliyet tasarrufu sağlar. 
• İşletmenizin sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunur. 

e-Defter Beratı Nedir? 

Yöntem ve esasları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan, tebliğler ile belirlenmiş olan defter dosyasının bir nevi elektronik yevmiye ve defter-i kebirin özeti olan ve mali mühür ile imzalanarak mükellef tarafından GİB’e beyan edilen bir dosyadır. Aylık bu deftere ait beratlar, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili uygulamasına yüklenmek zorundadır. Aylık dönemler sadece sunulan o ayın kayıtlarını kapsar, öncekilerin kayıtlarını içermez. 

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır? 

Başvuru için internet adresinden başvuru formunun ve taahhütnamenin doldurulması gerekmektedir. Bu işlemi yapan mükellef bir tüzel kişi ise kurumun mali mührüyle onay verilmelidir. Mükellefin gerçek kişi olması durumunda ise kendi mali mührü veya elektronik imzasıyla onay vermelidir. Başvuru süreci aşamaları: 

• Mali mühür veya zaman damgası, 
• Uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olmak, 
• Kullanılan programın e-Defter formatına uygun olarak düzenlenmesi, 
• Saklama işlemleri için uygun bir arşivlenme seçeneğinin seçilmesinin ardından tüm bu işlemleri tamamlayarak başvurunuzu yapabilirsiniz.