Ön muhasebe, işletmelerin ücretle ifade edilen işlemlerini, yani nakit parası, müşterileri, stokları, çekleri, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve hareketlerini takip etmek amacıyla kullanılır. Ön muhasebe, şirketin kendi bünyesinde tutulur ve işletmenin finansal takibini ve karlılığını sağlayacak verilerin izlenmesini kapsar.
Ön muhasebe, işletmelerin temel muhasebe işlemlerini takip etmek için kullanılır. Nakit para akışı, stok takibi, cari hesap takibi, müşteri hesapları, çek ve senet işlemleri, banka hesapları gibi kalemlerin kayıtlarını ve hareketlerini izlemek ön muhasebenin görevlerindendir.
Muhasebeci ve Ön Muhasebeci Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?
Çoğu kişi, yasal yükümlülükleri yerine getirmekle görevli olan muhasebeciyi şirketin finansal yönetiminden sorumlu kişi olarak yanlışlıkla düşünür. Muhasebeci aslında yasal evrak işlemlerinden sorumludur. Ön muhasebe işlemleri ise şirketin içerisinde gerçekleştirilen bir faaliyettir ve bu ayrım önemsenmelidir. Temel fark burada şudur: Muhasebecinin görevi, Gelir İdaresi Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı gibi otoritelerin düzenlemelerine ve yasal yükümlülüklere uygun bir şekilde işletmeyi hazırlamak ve regülasyonların takibiyle ilgilenmektir. Ön muhasebeci ise şirket içinde nakit paranın kullanıldığı kalemlerde (kasa takibi, fatura-irsaliye vb.) görev alır. Genel muhasebe ve ön muhasebe arasındaki farkları öğrenmek için, ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki farklara ilişkin yazdığımız içeriğe göz atabilirsiniz.
Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe, muhasebe sisteminin bir alt dalı olarak tanımlanabilir. Şirketin finansal yönetimini sağlayan verileri kaydeden ve takip eden bir süreçtir. Ön muhasebe, e-ticaret firması veya işletmenin kendi bünyesinde kayıt altına alınmalıdır. Ön muhasebe, bir şirketin temel unsurlarını ve bu unsurların hareketlerini takip eder.
Ön muhasebe unsurları:
- Nakit para
- Stoklar
- Çekler
- Faturalar
- Teklif yönetimi
- Banka hesapları
- Senetler
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Büyük ve küçük ölçekli tüm işletmeler ön muhasebe yöntemlerini kullanabilir. Küçük işletmeler genellikle Excel veya bir defter aracılığıyla kayıt tutabilirken, büyük işletmeler ise olası hataları minimize etmek amacıyla ön muhasebe programı kullanabilir. Genel olarak, ön muhasebe üç şekilde gerçekleştirilebilir:
- Defter tutarak ön muhasebe yapmak: Bu yöntem genellikle küçük işletmeler tarafından kullanılır ve tüm giriş ve çıkışlar tek tek deftere yazılır. Ancak bu yöntemde hata payı yüksek olabilir ve tüm detaylar yazılamayabilir, bu yüzden önerilmez.
- Excel dosyası hazırlamak: Excel kullanarak mali süreçlerin ön hazırlığını yapabilirsiniz. Bu yöntem daha pratik olabilir, ancak hatalı rakam girişleri yanlış sonuçlara yol açabilir.
- Muhasebe programı kullanmak: Günümüzde orta ve büyük ölçekli işletmelerin çoğu muhasebe programları kullanır. Bu şekilde şirketlerin tüm cari hesapları, gelir ve gider durumu kaydedilir ve takip edilir.
Ön Muhasebe Programlarında Olması Gereken Modüller Nelerdir?
Ön muhasebe işlemlerinin daha hızlı ve güvenilir olması için bir program kullanılabilir. İşletmeler, ön muhasebe işlemlerini gerçekleştirecekleri programda belirli modüllere ihtiyaç duyar. Aşağıda sıralanan modülleri şu şekilde listeleyebiliriz:
- E-ticaret işlemleri
- Detaylı raporlama
- Satış, sipariş ve teklif
- Stok takibi
- Fatura takibi
- Borç/alacak takibi
- Müşteri/tedarikçi takibi
- Personel hesap takibi
- Masraf-gider takibi
- Kasa takibi (TL ve döviz ayrı olarak)
- Banka takibi
- Çek ve senet takibi
Ön Muhasebe Ne İş Yapar?
Ön muhasebe, şirketin mali konulardaki tüm unsurlarını takip eder ve ilgili kayıtları tutar. “Ön muhasebe ne iş yapar?” sorusunun cevabı aşağıdaki gibidir:
- İşletmenin sahip olduğu malzemelerin stok takibini yapar.
- İşletme çalışanlarının aylık gelir ve giderlerini takip eder.
- Nakit paranın hareketlerini takip eder.
- Tedarikçi ve müşterilerle ilişkili alacak ve borçları, yani cari hesapları kontrol eder.
- İşletmenin banka hesaplarıyla ilgili işlemleri takip eder.
- İşletmenin çek veya senetle gerçekleştirdiği işlemlerin kayıtlarını tutar.
- Alım ve satım işlemleri sırasında yapılan işlemlerin faturalandırılması, belgelenmesi ve arşivlenmesi süreçlerini yönetir.
Hangi İşletmeler Ön Muhasebe Tutmalıdır?
Her işletmenin ön muhasebe tutması gerekmektedir. İşletmeler, ön muhasebeyle birlikte aşağıdaki unsurları takip eder:
- Gelir-gider durumunu
- Borç ve alacakları
- Stok durumunu
- Karlılık durumunu
- Genel mali raporları analiz eder.
Kâr amacı gütmeyen işletmeler de ön muhasebe tutabilir. Ön muhasebe, işletmelerin finansal işlemlerini daha kolay ve hızlı bir şekilde yürütebilmelerini sağlar. Ayrıca, finansal ve mali raporlarını rahatlıkla ortaya koyabilmesine ve buna uygun stratejiler geliştirmesine yardımcı olur.
Ön Muhasebenin Muhasebeden Farkı Nedir?
Ön muhasebe alanı, muhasebeden en temel farkı olan oluşum içerisindeki faaliyetleri temel alan bir alandır. Muhasebe, yasal evrak işlemleri ve oluşumun dışında gerçekleşen finansal faaliyetlerle ilgilenirken, ön muhasebe oluşum içerisindeki işlemlerle ilgilenir. Muhasebeci, oluşumu Gelir İdaresi Başkanlığı, Maliye Bakanlığı gibi bakanlıkların düzenlemelerine hazırlarken, ön muhasebeci kasa, stok, cari hesap takibi gibi işlemlerle ilgilenir. Ön muhasebe, muhasebe alanının alt dalıdır.
Ön Muhasebe Tutarken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Ön muhasebe işlemlerinin hatasız ve planlı bir şekilde yürütülmesi, işletmenin mali durumu için son derece önemlidir. Bu nedenle ön muhasebe işlemleri sırasında dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar bulunmaktadır. Aşağıda bu unsurların sıralamasını bulabilirsiniz:
- Tüm gider ve harcamalara ait evrak ve makbuzların programa kaydedilmesi gerekmektedir.
- Kesilen faturaların örneklerinin kolayca erişilebilir bir şekilde klasörde saklanması önemlidir.
- İthalat belgeleri ayrı bir şekilde saklanmalıdır.
- Şirketin önemli evrakları (kimlik bilgileri, imza sirküleri, sicil evrakları vb.) ayrı bir klasörde tutulmalıdır.
- Halen çalışan ve işletmeden ayrılan kişilere ait bilgilerin (özgeçmiş, sözleşme, işten ayrılma belgesi vb.) ayrı bir klasörde bulundurulması gerekmektedir.
- Çek, senet ve diğer işlemlerde alınan makbuz ve belgelerin saklanması önemlidir.
- İşletme evraklarının Ticaret Kanunu gereği 10 yıl boyunca saklanma zorunluluğuna dikkat edilmelidir.
Sizler de tüm bu süreçler hakkında profesyonel, mali ve hukuki destek almak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.
Share on
next post
Defter Beyan Sistemi Nedir? Başvuru İşlemleri Nasıl Yapılır?
previous post