Proforma Fatura Nedir? Ne İçin Kullanılır ve Nasıl Kesilir?

İşletmeler, sundukları hizmet veya ürünlerin satış aşamasında belirli adımları tamamlamalıdır. Bu adımlardan biri de alıcılara gönderilecek olan siparişleri gösteren bir fatura taslağı olan proforma faturanın hazırlanmasıdır. Proforma fatura nedir ve nasıl kesilir?

Proforma Fatura Ne İçin Kullanılır?

Proforma fatura, bir satış işlemi onaylanmadan önce alıcıya gönderilen teklif faturasıdır. Bu fatura, satıcı tarafından teslim edilecek mal veya hizmetlere dair önemli bilgilerin müşteriye ulaşmasını sağlamayı amaçlar. Proforma fatura, herhangi bir mali yükümlülük taşımadığından firmalar tarafından ihtiyaçlar doğrultusunda oluşturulabilir ve güncellenebilir. Faturada, mal veya hizmetlerin fiyatları, nakliye bilgileri, teslim tarihi gibi detaylar yer alır. Fatura alıcıya ulaştıktan sonra incelenerek onaylanır. Fatura alıcı tarafından tasdik edildiğinde, satış işlemi onaylanır ve fatura kesme aşamasına geçilir.

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

İşletmeler için birçok avantaj sağlayan proforma fatura, ticari faturalardaki hataların azaltılmasına yardımcı olur. Bu fatura türü, ticaretin güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesini kolaylaştırır ve işlemlerin her iki taraf için de netleşmesini sağlar.

Ayrıca proforma fatura, ihracat ve ithalat işlemlerinde de yaygın olarak kullanılır. Bu işlemler genellikle büyük ölçekli olduğu için, proforma fatura kullanımı işlemlerin kolaylaşmasına katkıda bulunur. Hatta, artan dış ticaret ile birlikte e-ihracat satışlarında da bu fatura türünün kullanımı artmaktadır. Ancak unutulmamalıdır ki, proforma fatura normal fatura yerine geçemez.

Proforma fatura, resmi bir belge olmamasına rağmen, alıcı ve satıcı arasında teklif vermek için hazırlanmış bir belgedir. Normal faturalar resmi bir hüküm taşırken, bu fatura sadece amacına yönelik hazırlanır. Normal fatura gibi muhasebe kayıtları ve vergi ödemeleri benzeri işlemler için kullanılamaz. Genellikle aşağıdaki işlemler için kullanılır:

• Fatura düzenleme bilgilerinin netleşmesi,
• Satış ve ödeme ile ilgili bilgilerin netleşmesi,
• Alıcı ve satıcı bilgilerinin belgelenmesi,
• Ödeme ve teslimat bilgilerinin belirlenmesi.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

e-İhracat sektöründe de sıklıkla kullanılan proforma fatura, ihracatçı ve ithalatçı firma arasındaki anlaşmanın ardından hazırlanır. Bu faturanın belirli bir formatı yoktur ve işletmeler gerekli bilgileri matbu fatura evraklarına basarak veya bilgisayar ortamında hazırlayarak kullanabilirler. Fatura hazırlama aşamaları şu şekilde takip edilebilir:

• Fatura hazır bir şablon kullanılarak oluşturulmalıdır.
• Kağıt kullanılıyorsa antetli bir kağıt tercih edilmelidir.
• Faturanın sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih yazılmalıdır.
• Sol üst köşeye alıcı ve satıcı bilgileri eklenmelidir.
• Orta bölümde, satılacak mal veya hizmetlere ilişkin detaylar belirtilmelidir.

Bu bilgilerin yanı sıra, yurt dışı anlaşmalarında daha ayrıntılı bir proforma fatura hazırlanabilir. Bu tür e-İhracat anlaşmalarında aşağıdaki bilgilerin de yer alması gerekmektedir:

• İstenen ürünlerin listesi,
• Teklifin geçerlilik süresi,
• Satışın gerçekleşeceği para birimi,
• Ürünün sigorta masrafları,
• Satış ve ödeme koşulları,
• Sevkiyat ve teslimat bilgileri,
• Ödeme şekilleri ve şartları,
• Taşıma şekli ve masrafları,
• İthalat ve ihracat lisansları,
• Ambalajlama ve işaretleme gereksinimleri.

Sizler de tüm bu süreçler hakkında profesyonel, mali ve hukuki destek almak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.