Ticket Sistemi (Destek Talebi) Nedir? Hangi Alanlarda Kullanılır?

Müşteri sorularını ve problemlerini organize etmek için geliştirilen düzenli bir sistem, mükemmel müşteri deneyimi sunmanıza yardımcı olabilir. İletileri hızlı ve etkili bir şekilde yanıtlayabilir ve tek bir platform üzerinden çözümler sunabilirsiniz. İşte bu tür bir görev için tasarlanmış olan ticket sistem yazılımı işinizi kolaylaştırabilir. Bu sistem sayesinde tüm süreçleri tek bir yerden yönetebilir ve müşterilerinizi etkili ve memnun edici bir şekilde hizmet vererek işletmenizin itibarını artırabilirsiniz. Çünkü müşterilere sunulan kaliteli hizmet, hem mevcut müşterilerin sadakatini sağlar hem de yeni müşteriler kazanmanıza yardımcı olur.

E-posta veya diğer iletişim kanalları aracılığıyla müşteri taleplerine cevap veriyorsanız, genel bir bakış açısı kaybetme riski taşır. Farklı kanallar üzerinden müşterilere her zaman aynı kalitede ve hızda hizmet sunmak mümkün olmayabilir. Bu nedenle, destek hizmetlerinizi bir ticket sistemiyle entegre etmek önerilir. Destek ticket sistemleri, artan talepler arasında düzen sağlamanıza yardımcı olabilir.

Ticket Sistemi Nedir?

Destek taleplerine yönetimlerin etkili bir şekilde yanıt vermesi, ticket yönetim sistemlerinin katkısıyla önemli ölçüde iyileştirilebilir. Ticket sistemi, yönetimlerin site sakinlerinin destek taleplerini daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan bir araçtır. Bu yazılım sayesinde site sakinleri, destek taleplerini online platformda yazılı olarak iletebilirler. Ticket sistemi, yönetimlerin site sakinlerinin taleplerini toplamasına ve bu talepleri kendi önceliklerine göre düzenlemesine olanak tanır, bu da daha etkili bir yönetim deneyimi sunar.

Biletleme sistemi olarak da adlandırılan bu sistem, e-posta, canlı sohbet, WhatsApp, Facebook veya Instagram gibi farklı iletişim kanallarından gelen müşteri soruları, şikayetleri veya sorunları ele alır. Gelen tüm talepler uygun kişilere atanabilir ve bir durum veya bilet numarası ile ilerlemenin izlenmesi daha da kolaylaşır. Destek talepleri oluşturulduğunda, siz ve ekibiniz çeşitli işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Yeni bir bilet oluşturabilir, mevcut bir bilet üzerine ek bilgi ekleyebilir, kapatılmış bir bileti yeniden açabilir ve açık veya tamamlanmış tüm taleplere genel bir bakış sağlayabilirsiniz.

Ticket Sistemi Hangi Alanlarda Kullanılır?

Ticket sistemleri, genellikle müşteri odaklı herhangi bir alanda kullanılabilir ve farklı alanlardaki amaçlara uygun olarak özelleştirilebilir. Bu sistem, aşağıdaki alanlarda yaygın olarak kullanılır:

Müşteri Hizmetleri Müşteri hizmetleri, satış öncesi veya sonrasında birçok yardım talebiyle karşılaşabilir. Bu talepler, hemen çözülse bile, ticket sistemleri bu talepleri kategorilere ayırabilir ve saklayabilir. Bu şekilde, müşteri hizmetleri ekipleri en yaygın yardım taleplerini analiz edebilir ve uygun önlemleri alabilir.

Proje Yönetimi Ticket sistemleri, proje yönetimindeki unsurları izlemek için kullanılabilir. Bu sistem, şirketlere oluşturulan bir tiketten kimin sorumlu olduğunu, görevin ne zaman atandığını ve sorunun nasıl çözüldüğünü takip etme olanağı sunar.

Operasyonel Destek Özellikle üretim ortamlarında karşılaşılan kritik durumlarda, operasyonel destek sağlamak karmaşık olabilir. Bu tür durumlarda, ticket sistemleri operasyonel sürecin aşamalarını net ve anlaşılır bir şekilde izlemeye yardımcı olur.

Ticket Sisteminin İşletmeler İçin Önemi Nedir?

Diyelim ki bir online mağazanız var ve e-ticaret işiyle ilgileniyorsunuz. Müşterileriniz farklı kanallar aracılığıyla size ulaşarak kargo sorunları, faturalandırma, ödeme yöntemleri ve iade talepleri gibi çeşitli konularda destek istiyorlar.

Ayrıca, tüm müşteriler benzer beklentiler içerisindedir:

  • Sorularına hızlı yanıt almak
  • Memnuniyet verici ve çabuk çözümler
  • Anında bilgilendirme

İyi bir ticket destek yazılımı kullanarak tüm talepleri tek bir sistemde toplamak ve müşterilerinizin beklentilerini hızlı bir şekilde karşılamak mümkün olur.

Aksine, farklı kanallardan gelen soruları takip etmek zor ve karmaşık hale gelebilir. Bu da muhtemelen bazı mesajları gözden kaçırmanıza ve müşterilerinize olumsuz bir deneyim yaşatmanıza yol açabilir.

Ticket Sistemini Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Ticket sistemi kurmak, size ve müşterilerinize birçok avantaj sunar. Tüm soruları veya istekleri tek bir talep altında toplarsınız, bu da ticketları somut ve izlenebilir kılar. Bu sistemi kullanarak destek taleplerini kolayca görüntüleyebilirsiniz, bu da süreci daha verimli hale getirir. Ayrıca, farklı iletişim kanallarını ticket sistemine entegre edebilirsiniz, bu da tüm sosyal medya sorularını, telefon görüşmelerini ve e-postaları tek bir yerden yönetmenizi sağlar. Bu, hem sizin hem de yardım masası çalışanlarının işini daha net hale getirir.

Müşteri memnuniyetini ölçmek için kalite yönetimi hizmetlerinden yardım alabilir ve ticket sisteminin avantajlarını değerlendirebilirsiniz. Ticket sisteminin kalite yönetimi açısından diğer faydaları şunlar olabilir:

  1. Tüm müşteri etkileşimlerine genel bir bakış elde edin: Müşteri etkileşimleri farklı yerlerde gerçekleşebilir, bu da iletişimi karmaşık hale getirebilir. Bir Türkçe ticket sistemi ile müşteri iletişimini merkezileştirirsiniz ve hangi kanalı kullandığınız fark etmeksizin tüm mesajları tek bir gelen kutusunda alıp gönderebilirsiniz.
  2. Herhangi bir soru veya şikayetin durumunu takip edin: Bir talebin son durumunu ve bir sonraki adımı kolayca görebilirsiniz. Müşteriler, ticket sistemi ile her bir talebi takip edebilirler ve herkes neler olup bittiğini bilir.
  3. Çalışanlarınızı daha üretken hale getirin: Birçok müşteri sorusu veya şikayeti tekrarlayan görevler içerir. Ticket destek sistemi bu tür görevleri otomatikleştirebilir, bu da çalışanların daha fazla dikkat gerektiren destek taleplerine odaklanmasını sağlar.
  4. Tüm hikayeye hakim olun: Müşterilerinizin hikayesini sadece bir kez anlatmaları yeterlidir. Online ticket sistemi ile kiminle ne konuşulduğunu tam olarak bilirsiniz. Tüm mesajları, notları ve müşteri geçmişini hızlı bir şekilde görüntüleyebilir ve daha profesyonel hizmet sunabilirsiniz.

Ticket Sistemi Nasıl Uygulanır?

İşletmenizin büyüklüğü veya sunduğunuz hizmetlerin sayısı fark etmez, ticket sistemi her türlü işletme için uygun bir seçenektir. Ayrıca, bir bulut çağrı merkezi ile entegre edilebilen ticket sistemi, müşteri ile etkili iletişim kuran herhangi bir şirket için akıllıca bir tercihtir.

Ticket sistemi, farklı iletişim kanallarından gelen tüm mesajları tek bir merkezi gelen kutusunda bir araya getirir ve bu mesajları sırayla “ticket” olarak adlandırır. Aynı müşteri birden fazla mesaj gönderirse, bunlar tümü aynı ticketın parçasıdır, yani müşteri ile yapılan tüm konuşmalar bir arada bulunur. Ekibiniz çözüm üzerinde çalışırken otomatik olarak oluşturulan ticket numarası ve durumu sayesinde ilerlemeyi kolayca takip edebilir. Ayrıca biletleri manuel veya otomatik olarak doğru çalışana atayabilirsiniz, böylece her zaman kimin sorumlu olduğunu bilirsiniz ve ticket sistemi hızlı müşteri takibine yardımcı olur.

Ticket Sistemi En İyi Hangi Sektörlerde ve Departmanlarda Çalışır?

Ticket sistemi, müşteri hizmetleri veya (teknik) destek ekipleri için, genel bakış sağlamanın ve iletişimi kolaylaştırmanın önemli olduğu birçok farklı alan için ideal bir çözümdür. İşte bu alanlardan bazıları:

  1. Müşteri Servisi: Müşteri sorularına ve şikayetlerine hızlı ve etkili bir şekilde yanıt vermek için kullanılır.
  2. Bilgi Teknolojileri (BT): Dahili BT desteği için vakaların ve biletlerin işlenmesi için kullanılır.
  3. Teknik Destek: Ürün veya teknik destek gerektiren konular için vakaların ve biletlerin işlenmesi için kullanılır.
  4. Planlama: Soruların veya talimatların yerindeki kişilerle hızlı ve verimli bir şekilde takip edilmesi için kullanılabilir.
  5. Satış Desteği: Müşteri adaylarını takip etmek ve mevcut müşterilerle kolayca iletişim kurmak için kullanılır.
  6. İnsan Kaynakları ve İşe Alım: İşe alım sürecinin her aşamasında başvuru sahipleriyle iletişimi kolayca takip etmek için ideal bir araçtır.

Bu farklı alanlarda ticket sistemi, sorunların çözülmesini hızlandırır, iletişimi düzenler ve müşteri memnuniyetini artırır.

Sizler de tüm bu süreçler hakkında profesyonel, mali ve hukuki destek almak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.

Share on
next post
Bir cevap yazın